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name: kunlun-doc-write
version: 1.1.0
displayName: 文档写作
tagline: 按读者与目的写出结构清晰、措辞得体的文档——方案、报告、说明、邮件
description: 文档写作办公提效：按读者与目的写出结构清晰、措辞得体的各类文档——方案、报告、说明、邮件，含大纲与润色
categoryIds: [16997]
tags: [文档写作, 办公提效]
license: proprietary
billing: free
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# 文档写作

写文档第一步不是动笔，而是想清楚「写给谁、要达到什么目的」。本文给出一套写作方法：先定读者与目的，再搭结构，再填内容，最后润色。

## 一、先问三个问题

| 问题 | 决定 |
|---|---|
| 读者是谁 | 术语深浅、详略程度 |
| 读者要拿它做什么 | 是决策、执行、还是存档 |
| 希望读者看完做什么 | 结尾的呼吁动作 |

给老板看 → 结论前置、数据支撑、少细节；给执行同事看 → 步骤清晰、可操作、多示例。

## 二、四类文档的黄金结构

| 类型 | 结构顺序 |
|---|---|
| 方案 | 背景 → 目标 → 方案 → 排期 → 资源 |
| 报告 | 结论 → 数据 → 分析 → 建议 |
| 说明 | 是什么 → 怎么做 → 注意事项 |
| 邮件 | 目的 → 背景 → 请求/行动 → 截止时间 |

## 三、结论前置（金字塔原理）

先给结论，再给理由，最后给细节。读者越忙，结论越要靠前。

反例：「最近市场部做了很多调研，发现了一些问题……」→ 正例：「建议下月暂停投放 A 渠道，原因是 ROI 连续 3 周低于 1。」

## 四、措辞四原则

| 原则 | 做法 |
|---|---|
| 具体 | 用数字和事实，少用「很多」「大概」 |
| 简洁 | 一句话一个意思，删冗余修饰 |
| 主动 | 用「动词+对象」，少用「进行了……的工作」 |
| 一致 | 全文术语统一，同一事物同一叫法 |

## 五、润色检查清单

1. 每个段落是否有且只有一个中心意思；
2. 标题层级是否清晰，同级标题是否平行；
3. 数据、人名、时间、金额是否准确；
4. 有没有口语化、网络化用词混入正式文档；
5. 对外文档是否删除了内部标注和过程痕迹。

## 六、快速成稿流程（SOP）

1. 定读者、定目的（3 分钟）；
2. 搭结构骨架（列标题）；
3. 每节先写一句核心句，再补细节；
4. 通读，删冗余、补缺失；
5. 对照润色清单终检。

> 好的文档不是「写」出来的，是「结构 + 删改」出来的。先搭骨架，再填血肉，最后做减法。